내용증명. 최고장 작성/절차

1. 내용증명

 

내용증명이란

 

내용증명이란 어떤 내용의 문서를 상대방에게 발송했다는 사실을 우체국에서 공적으로 증명하는 우편제도이다.

 

언제 필요한가

 

법률행위 중에는 상대방에게 일정한 사실을 통고해야 되는 경우가 있다. 채권양도도 그런 경우중 하나이다. 채권은 제3자에게 양도할 수 있다. 단 양도시 채무자에게 채권양도사실을 통보해 주어야 한다. 그래야 채무자가 채권자가 바뀌었음을 알고 새로운 채권자에게 채무를 갚을 수 있기 때문이다.

 

채권자 홍길동이 채무자 A에게 받을 돈 100만원을 제3자인 갑에게 양도하는 경우를 보자. 이때 홍길동은 A에게 이런 사실(채권양도 사실)을 통보해야한다. 통보방법은 말로 할 수도 있지만, 채무자가 나중에 못 들었다고 잡아 뗄 수가 있다. 이런 경우를 대비하여 "채권양도 통지서"라는 서류를 만들어 "내용증명"으로 보낸다면 나중에 채무자가 모른다고 잡아뗄 수 없다. 내용증명은 우체국에서 발송인 스탬프를 찍는데 여기에는 날짜가 들어간다. 이 날짜를 확정일자라고 한다. 이 일자는 대단히 중요한 역할을 한다. 이 일자에 의하여 채권양도가 언제 이루어졌는지 알 수 있다. 이 날짜 이후에 채권자의 채권자들이 채권압류를해도 이미 채권양도가 이루어졌으니 채권 압류는 효력이 없다. 이것은 실무에서 대단히 중요하다.

 

내용증명 작성

 

내용증명을 작성하는데 특별한 형식은 없다. 볼펜으로 작성해도 된다. 그러나 요즘에는 대부분 워드로 작성하고 있다. 일반적으로 A4용지에 6하 원칙에 맞게 기재한다. 내용증명의 작성시 종이의 앞이나 끝부분에 발송인과 수취인의 주소·성명을 정확히 기재하여 누가 누구에게 발송하는 문서인지를 분명히 나타내야 한다.

 

내용증명은 뒤에 소송이 발생할 경우 승패를 가리는 결정적인 증거가 될 수도 있다. 따라서 그것을 작성할 때 내용을 잘 검토하여 작성하여야한다. 내용은 간단하면서도 중요한 부분이 빠지지 않도록 기재하여야 한다. 만일 문서상 글자를 정정 또는 삭제할 때에는 '정정'이나 '삭제'를 하고 그 위에 작성자의 인장이나 지장을 찍으면 더욱 확실하다.

 

내용증명 발송절차

 

내용문서의 작성이 완료되면 원본과 원본을 복사한 등본 2부를 함께 우체국 접수창구에 제출한다. 내용문서의 성질상 원본을 보내기 어려울 경우에는 복사한 등본 3부만을 제출하여도 된다.

 

우체국에서는 이를 접수하여 1통은 우체국에 보관하고 1통은 상대방에게 발송하고, 나머지 1통은 제출인에게 내 준다. 만일 내용증명 문서 수가 2매 이상일 경우에는 합철한 부분에 작성인의 인장이나 지장으로 각각 간인하여야 한다. 우체국에서는 법적으로 내용증명우편을 2년간 보관하게 되어 있다. 만일 제출한지 2년 이내에 제출자가 자신이 보관하던 내용증명을 분실하면 우체국에 그 등본의 교부를 청구하여 교부 받을 수 있다.

 

내용문서 원본과 복사된 등본 2통에 대하여 소정의 증명절차가 끝나면 원본을 수취인에게 발송하여야 한다. 수취인에게 보낼 원본은 내용문서에 기록된 발송인 및 수취인의 주소·성명을 동일하게 기재한 봉투에 넣고 우체국 취급직원이 보는 곳에서 이를 봉함하여 등기접수하면 된다.

 

내용증명 이용시 유의사항

 

내용증명은 단지 내용과 발송사실만을 우편관서에서 증명해줄 뿐이고 법적효력은 사법기관의 판단사항이므로 내용증명발송만으로 법적효력이 인정되는 것은 아니다.

 

내용증명은 본안소송 제기에 앞서 의무의 이행을 촉구하거나 증거력을 확보하기 위한 수단으로 주로 이용된다.

 

건물 임대차 계약시 계약기간을 1년으로 하고 계약기간 만료 1개월 전 상대방에게 계약 종료를 통보치 않으면 종전 그대로 계약을 체결하는 것으로 보는 계약을 많이본다. 계약을 종료하고 싶다면 계약 만료 1개월 전에 내용증명으로 계약 종료 사실을 상대방에게 통보하면 확실하다. 내용증명은 바로 이러한 때에 필요한 것이지 아무 경우에나 하는 것이 아니다.

 

 

2. 최고장

 

최고장이란

 

일반적으로 최고장이라는 명칭을 달아 내용증명으로 보내는 경우가 많다. 최고장의 "최고"는 법적 의미에서 상대방에 대하여 일정한 행위를 요구하는 의사표시이다. 쉽게 말하면 통지이다. 그러니까 최고장은 통지서이다.

 

통지의 효력

 

① 채권자가 채무자에게 일정한 사실을 통지했는데도 채무자가 이에 응하지 않을 경우, 이행지체, 시효중단, 계약해제 등의 효력이 발생한다.
② 권리자에 대한 권리의 행사나 신고를 통지한 경우 채권자가 이에 응하지 않으면 귄리행사의 제한을 받게 된다.

 

최고장을 보내는 이유

 

최고장(통지서)을 내용증명으로 보내는 이유는 무엇인가. 채권자가 소송하기 전에 법원에 소송을 제기할 때 자기의 권리를 행사했다는 증거를 남겨놓으려고 하는 것이다.

예를 하나 들어보자.

 

즉, 권리자가 일정기간 권리행사를 하지 않으면 권리가 소멸되는 것이 소멸시효 제도이다. 이 소멸시효를 중단시키는 방법이 소를 제기하는 것이다. 그런데 내용증명으로 권리를 이행하라는 취지의 최고장을 보낸 후 상대방이 권리를 인정하면 소송을 제기할 필요가 없다. 그 만큼 소송 비용이 절약되는 것이다. 그러나 상대방이 이를 무시하면 그때 비로소 소를 제기하는 것이다. 이때 내용증명은 소송에서 권리를 행사했다는 증거가 되는 것이다. 만일 내용증명으로 발송하지 않았다면 권리를 행사했다는 입증을 하기가 어렵게 되는 것이다.